Du er nu under "Bestyrelsesmøde. Referat"

Du vil måske også gerne se

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd onsdag 11. marts 2026 kl. 19:00 i Aktivitetshuset
Deltagere: Regina, Ingrid, Kalle, Karin, Dorrit
Afbud: Doreen, Randi
Uden afbud: Gerd

Dagsorden:
1.    De opdaterede/reviderede vedtægter

2.    Planlægning af årsmøde

3.    Samarbejdsaftale med Ærø Kommune

4.    Ansøgning om årligt tilskud

5.    Ønske om reetablering af internetforbindelse

6.    Beredskab


Ad 1)
Dorrit har lavet udkast og efterfølgende tilrettet efter input fra Christen og Ingolf. De nye vedtægter sættes på dagsorden til vedtagelse på årsmødet. 
Vedtægterne fremstår nu tidsvarende. Forud for årsmødet lægges de på Lokalrådets hjemmeside samt facebooksiden. Det annonceres i ugeavisen, at afstemning om de nye vedtægter er et punkt på dagsordenen.

Ad 2)
Årsmødet afholdes tirsdag den 21. april 2026 kl. 19:00 i Aktivitetshuset. Dorrit arrangerer annonce i ugeavisen samt på hjemmeside og facebookside. Der ønskes nye aktive og engagerede kandidater til bestyrelsen. Det forlyder,  at Randi ønsker at udtræde – hvorved der er plads til i alt 4 nye medlemmer af bestyrelsen – eller flere, hvis flere af de nuværende bestyrelsesmedlemmer heller ikke ønsker at fortsætte. Bestyrelsen hører gerne fra evt. interesserede kandidater til bestyrelsen.

Ad 3)
Det fremsendte udkast til samarbejdsaftale mellem øens lokalråd og Ærø Kommune blev kort gennemgået. Der har været kontakt til øens andre lokalråd og der afholdes møde mellem disse i Ommel Beboerhus tirsdag den 17. marts kl. 19. Regina og Dorrit deltager fra Søby.

Ad 4)
Der ansøges om det årlige tilskud på kr. 10.000 fra Ærø Kommune. Kommunen vil gerne vide, hvad vi har brugt sidste års tilskud til – regnskab tilsendes kommunen sammen med referat fra årsmødet. For det kommende år er der ønske om at bruge penge på maling indendørs, træbeskyttelse til garageporten, internetforbindelse og evt. akustikplader til afhjælpning af den meget dårlige akustik i stueetagen. Til afhjælpning af akustikproblemet vil vi bede kommunen om rådgivning fra kvalificeret person/instans.

Ad 5)
Ingolf har på vegne af brugere af Aktivitetshuset anmodet om at der re-etableres en internetforbindelse i huset – f.eks. til brug for Repair Cafe.

Dorrit undersøger internetpriser og vender med Ingolf. De tilgængelige fiberforbindelser vil sluge cirka halvdelen af det årlige tilskud fra kommunen, hvilket synes at være ude af proportioner med behovet. Måske kan der findes en sponsor eller tilvejebringes midler til en internetforbindelse på anden vis??

Ad 6)
Beredskab er omtalt som et punkt i samarbejdsaftalen med Ærø Kommune – se pkt 3.

Opfølgning: Det var særdeles frugtbart og informativt at mødes med de øvrige lokalråd i Ommel den 17. marts. Ommel og Bregninge er pionerer på lokale beredskabsplaner og når deres planer er finpudset, vil de kunne danne model for de øvrige lokalråd. I Søby skal vi helt afgjort have et samarbejde med erhvervsforeningen om det lokale beredskab. Karin Korup tager vores henvendelse op som et punkt på deres Generalforsamling den 26. marts og så kan der efterfølgende arrangeres møde mellem erhvervsforeningen og lokalrådet for drøftelse af det videre arbejde. Det er lidt ”løst” pt, - men forventes at blive mere håndgribeligt, når vi får det, som Ommel og Bregninge kommer frem til.


 

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd torsdag den 20. november 2025 kl. 18:30 i Aktivitetshuset
Deltagere: Regina, Ingrid, Randi, Doreen, Kalle, Gerd, Dorrit
Gæstedeltager: Christen
Afbud: Karin

Dagsorden:
1.    Søby Lokalråds hjemmeside – Christen er gæstedeltager til dette punkt
Emner til dette punkt:
a.    Overtagelse af domænenavn og webhotel
b.    Design og indhold på hjemmesiden 
c.    Mailadresse
d.    Korrespondance
e.    Databeskyttelsesregler
f.    Misvisende facebookside: Søby lokalråd

2.    Mit Id til foreninger – Dorrit har undersøgt

3.    Møde på rådhuset 10. december

4.    Regina vil gerne fratræde formandsposten, men fortsætter gerne som mening medlem

5.    Gardiner

6.    Udkast til nye vedtægter. Udkast er vedhæftet, men jeg er helt med på, at I ikke kan nå at læse det til i aften. Jeg vil blot gerne lige orientere om det, som jeg fortsat er i tvivl om og så kan vi gå i dybden med udkastet på næste møde og i god tid inden årsmødet.


Ad 1)
Christen gav en rigtig god orientering omkring hjemmesiden og diverse spørgsmål blev drøftet:

Lokalrådet vil gerne beholde hjemmesiden, så folk ikke er tvunget til at være på Facebook for at følge Lokalrådet.
Facebookgruppen ”Søby Lokalråd” – oprindelsen kendes ikke, men den anvendes i stor stil som reklamesøjle, hvorved meddelelser fra Lokalrådet drukner. Vi kontakter administratorerne og laver opslag, så siden kun anvendes til opslag med relation til Lokalrådet.
Overskrifter på hjemmesiden vil være hensigtsmæssige at have på både dansk og engelsk. – Dorrit kigger på oversættelse.
Lokalrådet ønsker ikke en mail tilknyttet, idet vi er for lille en organisation til at skulle kende, varetage og håndhæve regler omkring GDPR.
Pris for domænenavn etc. Har været betalt af Christen og skal refunderes til Christen, så ejerskabet overgår til Lokalrådet. Priserne for hjemmesiden udgør 17,60 kr/måned på webhotellet, domænenavnet er købt for ca. 60 kr/år via webhotellet. Domænenavnet er nu steget til 90 kr/år.
Tilretning af titler, overskrifter m.v. – Dorrit kigger på.
Angående rettigheder til login og opdatering af hjemmesiden, så opretter Christen login til Dorrit, så der fremadrettet er to, der kan opdatere – og vi ikke behøver ulejlige Christen hver gang.

Ad 2)
Den praktiske opsætning af MitId Erhverv blev gennemgået og tildeling af roller besluttet.

Opfølgning: MitId Erhverv er oprettet med Regina og Dorrit som ”Organisationsansvarlige” og Ingrid og Karin som brugere.

Ad 3)
En gang om året inviteres til møde på rådhuset for repræsentanter for alle lokalrådene på øen. Lokalrådene præsenterer deres arbejde, ønsker osv. Sebastian vil gerne hjælpe med at ansøge om penge til lokale tiltag.
Der er ønske om en legeplads, der kan benyttes hele året. Et samlingssted for unge i en eller anden form. Petanque bane.
Deltager: Regina, Doreen og Karin

Ad 4)
Regina ønsker at gå af som formand til årsmødet. Hun fortsætter gerne i bestyrelsen, men at være formand er ikke hensigtsmæssigt ifm. hendes nye job.

Ad 5)
Regina sørger for gardiner til badeværelset. Dorrit køber stof og syr til resten.

Opfølgning: Efter at venlige mennesker har hængt de gamle gardiner korrekt op, så længderne passer til de respektive vinduer, er der ikke rigtig behov for nye gardiner mere.

Ad 6)
Dorrit kigger på de andre lokalråd på øens vedtægter for sammenligning.
 

Aktuelt

Meddelelser

Årsmøde. Referat

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd

Dato: Mandag 15. september 2025 kl 18:30

 

Deltagere: Regina Bang-Christense, Randi Moth Lønblad, , Karin Nielsen, Gabi Priebe (suppleant for Gerd),
Karl-Heinz Haak, Doreen Hofmann, Dorrit Olsen
Afbud: Ingrid Germann
Dagsorden:
1. Hovedrengøring
2. Gardiner
3. Bøger
4. Køle-/fryseskab
5. Samtalecafe
6. Nye vedtægter
7. Fonde
8. Økonomi/kassebeholdning
9. Regler for brug af Aktivitetshuset
10. Eventuelt

 

Ad 1) Der laves opslag i Aktivitetshuset og Regina annoncerer på diverse Facebooksider. Tjek at alle
remedier er der. Hovedrengøring bliver onsdag den 24. september kl. 14:00.
Ad 2) De nuværende gardiner er i en elendig forfatning, - nogle mangler, andre er for korte og der kan ikke
mærklægges i bare nogenlunde grad for brug af projektoren.
Dorrit vil godt sy dem. Regina og Dorrit kigger efter stof. Dorrit måler op.
Ad 3) Bøgerne i biblioteket udleveres som tidligere vedtaget 17. + 20. september kl. 15-18. Regina og
Doreen bemander udleveringen onsdag og Gabi og Dorrit om lørdagen. Regina lægger op på diverse
Facebooksider.
Opfølgning: der kom ialt cirka 50 personer til de to udleveringer og der blev udleveres cirka 400 bøger.
Regina kontaktede Røde Kors, som sendte en repræsentant til at sortere, hvad de var intereseret i – det
blev til 9 kasser. Resten køres til forbrænding i forbindelse med hovedrengøringen.
Ad 4) Køle-/fryseskabet har det ikke så godt. Det blev tændt og afprøvet under mødet – og det virker ikke.
Kalle vil med passende hjælp gerne køre det på genbrugspladsen i forbindelse med hovedrengøringen.
Ad 5) Samtalecafeen er lidt på pause, da den hidtidige tovholder er syg – og der helst skal være en fast
tovholder. Regina taler med Keld og Ralf – og undersøger forskellige muligheder for at fortsætte.
Ad 6) Enkelte tvivlspunkter blev drøftet. Blandt andet kan der max. sidde 2 fritidshusejere i bestyrelsen.
Bestyrelsen skal bestå af minimum 7 og maksimum 11 personer.
Ingolf og Dorrit kigger på vedtægterne den 16. september og får Christen til at komme med
input/kommentarer også. Når udkastet er færdig rundsendes det til bestyrelsen til kommentarer.
Ad 7) Fonde kan kun søges med ”Mit Id”. Regina tager fat i Ingrid og får banken til at hjælpe med
oprettelse.
Fra Facebook opslag kan ses, at der er mulighed for at søge Concordia Forsikring om 15.000, - de udlodder
5 portioner til foreninger/aktiviteter i lokalområdet.
Regina indhenter tilbud på nye borde og stabelbare stole fra Danbo Møbler.
Dete r muligt at ansøge om materiale tilskud fra Ærø Kommune – max. 8.000 årligt – og max samme beløb
som foreningen selv har betalt (dvs. 50% af udgiften).
Det kan også være en mulighed at ansøge Værftsfonden.
Ad 8) Ingrid var ikke til stede og har ikke svaret på mail om, hvad vores kassebeholdning er pt.
Opfølgning: Kassebeholdningen er pt. på 8.200 kr.
Ad 9) Karin og Dorrit har lavet udkast til regler vedrørende brug af Aktivitetshuset. Deltagelse i
hovedrengøringer udbedes fra ”regelmæssige” brugere – og ikke bare fordi at f.eks. Søby Vandværk har
holdt deres årlige møde.
Ad 10) Vagn fra Bregningen var inviteret, men kunne desværre ikke, for at orientere om tilskudsmuligheder
i henhold til projekt ”Nærenergi”. I første omgang kan man se på Facebook under Bregninge Lokalråd eller
søge på Ærø Borgerenergifællesskab.
Der ønskes en kontaktperson på kommunen og mindst et årligt møde for koordinering, orientering,
afklaring af spørgsmål, henvisning til relevante instanser/personer på kommunen.
Hjemmesiden: Christen har spurgt, om vi ønsker en kontaktformular. Det er ret bøvlet i forhold til GDPR
regler, - og vi synes ikke at have brug for sådane en kontaktformular.
Karin har undersøgt og det vil være tilladt at få oprettet aftenskolehold efter gældende regler i
Aktivitetshuset.

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd
Dato: Tirsdag 3. juni 2025 kl 19


Deltagere: Regina Bang-Christense, Randi Moth Lønblad, Ingrid Germann, Karin Nielsen, Gerd Priebe, Karl-
Heinz Haak, Doreen Hofmann, Dorrit Olsen
Afbud: -
Dagsorden:
1. Biblioteket
2. Lån af væve fra Ærøskøbing
3. Internetabonnement
4. Aktivitetshuset
5. Rengøring
6. Hjemmesiden
7. Sommerfest
8. Eventuelt
Banker/sparekasser – foreningspakker
Annoncering
Ad 1) Ingen passer biblioteket længere. Det startede med biblioteket på skolen og der kunne man låne +
aflevere som en del af Ærøskøbing bibliotek. Flyttede på havnen, da Søby Værft købte den gamle skole.
Derfra til Aktivitetshuset, da lokaler på havnen skulle bruges til noget andet. Der var åbent 2 gange om
måneden dengang. Bøgerne er gamle og biblioteket har været passet og organiseret godt af Peter Mose.
Der var flertal i bestyrelsen for at afvikle biblioteket og udnytte den derved vundne plads til andre
aktiviteter.
I september arrangeres to dage, hvor der er åbent for ”tag den/de bøger, du vil have” og resten køres til
småt brandbart. Datoerne bliver 17. og 20. september kl. 15-18. Dorrit vil være tilstede i Aktivitetshuset
begge dage for åbning/udlevering.
Ad 2) Aktivitetshuset i Ærøskøbing har fået flere væve fra Marstal skole forærende og da der er flere, end
de selv kan bruge, har vi fået tilbudt at låne nogle af dem i Aktivitetshuset og undersøger, om der er en på
frivillig basis, som vil vejlede og hjælpe med at starte en gruppe op.
Ad 3) Internetabonnementet opsiges, da ingen umiddelbart synes at bruge det. Ingrid opsiger.
Kommer der fortsat en medarbejder fra kommunen en gang om måneden, da sedlen i vinduet med datoer
er væk? Karin undersøger.
Ad 4) Sprogundervisning er ikke en mulighed at få til Søby. Egentlig skulle man rejse til Svendborg, men
man har fra kommunalt hold valgt, at have en lille afdeling i Marstal (på HF Søfart). Har været drøftet
politisk og det er beslutningen.
Vedligehold af huset og udskiftning af punkteret rude er med i kommunens planer.
Retningslinjer for brug af huset Der var enighed i den tidligere bestyrelse efter mødet med kommunen i
2022 om anvendelse af huset, at der egentlig ikke var så meget at være i tvivl om og derfor blev der ikke
arbejdet videre med formulering af det tilsendte fra kommunen.
Lokalrådet står som ansvarlig og initiativtager mellem kommunen og brugerne.
Alt det indvendige må vi ordne, så længe det ikke er bygningsmæssige ændringer. Det udvendige skal vi
spørge om.
Booking på kalenderen i huset.
Karin og Dorrit laver udkast ud fra det oplæg, kommunen sendte i 2022.
Det kan overvejes, om der evt. skal hyres en prof. rengøring til toilet og gulve en gang om måneden. Pt er
det Randi, der sørger for, at der er toiletpapir og ny kalender fra Ugeavisen ved årets begyndelse.
Evt. aftenskolehold fra f.eks. FOF, AOF o.lign – er det en tilladt aktivitet i huset?
Aktiviteter pt i Aktivitetshuset:
- Repair Cafe
- Samtale cafe
- Malegruppe om torsdagen
- Fællesspisning
- Strikkegruppe
- Andre??
Ad 5) Hovedrengøring i huset planlægges til september måned. Måske en ide at gøre efter bøgerne er væk?
Ad 6) Facebook siden ”Søby Lokalråd” – Karin kontakter Peter Mose om rettigheder til godkendelse af
opslag. Reklamer hører ikke hjemme på siden. Tilstræbe at der er nogenlunde samme indhold på Facebook
og hjemmesiden.
Der var flertal i bestyrelsen for at lægge referater fra bestyrelsesmøder på både hjemmeside og Facebook.
Så er der gennemsigtighed om rådets arbejde og forhåbentlig er der flere lokale, der byder ind med viden,
forslag, ønsker osv. Rådet må ikke være politisk og deltager derfor ikke i debatter om
sommerhusudstykning og lignende.
Fotos af bestyrelsesmedlemmerne – Dorrit tager kamera med til næste bestyrelsesmøde.
Forslag fra Christen om ”visioner” med videre for lokalrådet – vi går i tænkeboks til næste møde.
Mails fra hjemmesidens mailadresse skal gå til/videresendes til sekretæren for lokalrådet (Dorrit), som
distribuerer internt i bestyrelsen om nødvendigt.
Ad 7) Evt. sommerfest. Ref. sidste referat – initiativ er velkommen fra de interesserede fra samtalecafeen.
Ad 8) Regina vil gerne bede om, at man svarer på indkaldelser til bestyrelsesmøder om man kommer eller
ej.
Der undersøges priser på foreningspakker fra forskellige banker/sparekasser. Der går mange penge af det
årlige tilskud til konto i banken.
Kan vi evt. annoncere under kommunens øvrige annoncer i ugeavisen og dermed spare penge til
annoncering?

Referat af konstitunerende bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd
Dato: Fredag 2. maj 2025 kl 19


Deltagere: Regina Bang-Christense, Randi Moth Lønblad, Ingrid Germann, Karin Nielsen, Petra Schlubach,
Gerd Priebe, Dorrit Olsen
Afbud: Karl-Heinz Haak, Doreen Hofmann
Dagsorden:
1. Konstituering af bestyrelsen
2. Hjemmeside
3. Rengøring
4. Evt. sommerfest
5. Vedtægter
6. Billeder til hjemmeside
7. Årligt tilskud fra kommunen
Ad 1) Bestyrelsen har enstemmigt valgt at konstituere sig således:
Formand: Regina Bang-Christensen
Næstformand: Randi Moth Lønblad
Kasserer: Ingrid Germann
Sekretær/referent: Dorrit Olsen
Revisor: Petra Schlubach
Revisorsuppleant: Michael Nielsen
”Fondsansøger”. Karin Nielsen (posten findes ikke i de nuværende vedtægter, derfor sat i
anførselstegn
Ad 2) Christen Bang-Madsen har købt og selv betalt domænenavn for hjemmeside www.sobylokalraad.dk
og vil gerne passe hjemmesiden efter input fra bestyrelsen. Christen bedes udarbejde overlevering i fald
der skulle ske ham noget, så andre kan køre den videre. Domænenavn overføres til/købes og betales af
lokalrådet, så det ikke er Christens private med deraf følgende rettigheder. På hjemmesiden præsenteres
aktiviteter, bestyrelsen etc. Det tilstræbes at Facebook siden ”Søby Lokalråd” og hjemmesiden har
nogenlunde samme indhold, så ingen tvinges til at være på Facebook for at følge lokalrådet.
Der ønskes præsicion i forhold til kommunen om lokalrådets rolle/ansvar i forbindelse med aktivitetshuset.
Karin undersøger mulighed for fondsmidler og søger afklaring i forhold til kommunen.
Ad 3) Rengøring – der skal laves opslag om hovedrengøring i aktivitetshuset 2 gange årligt.
Hvem styrer biblioteket? Regina kontakter Abelone, der tidligere har stået for det.
Ad 4) Evt. sommerfest – er indkommet som forslag på en af samtale cafeerne. Hvis nogen vil stå for at
arrangere det, er de hjertelig velkommen – evt. som en sommer fællesspisning med udendørs gril efter
samme principper som fællesspisningen. Randi konsulterer samtalecafeens deltagere og fastsætter dato,
hvorefter det annonceres.
4 fra samtalecafeen hjælper gerne med at arrangere: Banu, Keld, Dirk og Ingrid.
Ad 5) Vedtægter. Som drøftet på den årlige generalforsamling er de nuværende vedtægter forældede og
afspejler ikke lokalrådets nuværende rolle. Ingolf og Dorrit står for arbejdet med en revision forud for
næste års generalforsamling, hvor vedtægtsændringer skal varsles mindst 3 måneder i forvejen. Christen vil
gerne bidrage og der kan ligeledes inddrages yderligere ressourcer, hvis det skønnes nødvendigt,
hensigtsmæssigt eller gavnligt. Dorrit kontakter Ingolf i første omgang.
Der er ønske om at få et punkt i de nye vedtægter om mulighed for afholdelse af ekstraordinær
generalforsamling.
Ad 6) Billeder af bestyrelsens medlemmer på hjemmesiden. I forhold til GDPR-regler er det helt frivilligt, om
man vil have sit billede på hjemmesiden, men sender man sit billede ind, har man dermed også givet sit
tilsagn om, at det må bruges på hjemmesiden.
Billeder sendes på mail til Christen 
Ad 7) Der er blevet søgt om det mulige årlige tilskud fra kommunen på kr. 10.000.