Bestyrelsesmøde. Referat

Du er nu under "Bestyrelsesmøde. Referat"

Du vil måske også gerne se

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd

Dato: Onsdag 26. august 2026 kl. 19:00 i Aktivitetshuset

Deltagere: Karin Nielsen,  Gabi Priebe, Sebastian Blawat, Conny Kock, Karsten Jørgensen, Ingrid Germann, Dorrit Olsen

Afbud: Regina Bang-Christensen 

Uden afbud:  Doreen Hofmann, Karin Korup for Søby Erhvervsforening

Dagsorden:

1. Fælles Lokalrådsmøde på rådhuset - hvem deltager og hvad fortæller vi fra Søby?

2. Hvordan skal Aktivitetshuset udvikle sig - evt. Borgermøde?

3. Jeg vedhæfter listen fra Erhvervsrådet med punkter fra aktiviteten i Måehallen omkring udvikling af Søby til inspiration.

4.  Er der mon blevet etableret internet, som kommunen lovede?

5. Er der tilbagemelding på de ting Jesper ville undersøge omkring husets tilstand, nøgle til garage, Vej&Park omkring evt. etablering af petanque bane i forhold til pasning af udendørsarealerne etc.?

6. Ref. Sidste møde bad jeg Randi aflevere sin fysiske nøgle til Aktivitetshuset til Karsten - og det har hun gjort, så der nu er en fysisk nøgle hos en fra Bestyrelsen. Er der mon andre, der af historiske årsager har en fysisk nøgle, som vi burde bede om??

7. Indkøb af rengøringsartikler m.v.

8. Ærø Kommunes tilpasningskatalog – betydning for Lokalråd og Søby

Ad 1) Fælles lokalrådsmøde på komunen den 17. september. Karin og Conny deltager. Fortæller om besøget fra Teknisk Forvaltning og gennemgangen af Aktivitetshuset, fokusmål på Aktivitetshuset, - spørger til samarbejdsaftalen mellem Ærø Kommune og de enkelte Lokalråd.

Ad 2) Aktivitetshuset. Mange borgere i Søby er formentlig ikke engang klar over, at de  har et Aktivitetshus. Vi laver et Åbent Hus arrangement lørdag den 3. oktober kl 13:30 – 16:00, hvor der opfordres til at komme og se huset, drøfte dets muligheder og udviklingspotentiale. Dorrit laver udkast til invitation.

Ad 4) Ingen tilbagemelding fra Jesper Bo. Karin skriver til ham og spørger til status på de ting, vi talte om ved besøget i Aktivitetshuset.

Ad 5) Det ser ikke ud til, at der er blevet etableret internet endnu, som kommunen gav tilsagn om. Dorrit skriver og spørger hende, der ville give besked, når det blev etableret.

Ad 6) Regina har også en fysisk nøgle. Dorrit skriver til Peter Mose, om han har kendskab til andre, der måtte have fra tidligere.

Ad 7) Randi udnævnes hermed officielt til indkøber til Aktivitetshuset af følgende:

• Opvasketabs

• Opvaskemiddel

• Toiletpapir

• Håndsæbe

• Skraldeposer

• Rengøringsartikler

• Kaffefiltre

• Pærer

• Papirhåndklæder

Sebastian har noget firmaindkøb og vil gerne donere diverse.

Ad 9) Kommunens tilpasningskatalog:

• Pkt AT 2.7 Nedlæggelse af udviklingspuljen, hvorfra øens ved ansøgning lokalråd modtager et årligt tilskud på kr. 10.000.

Kommentar: Det vil gøre, at vi bl.a. skal ud at søge sponsorer til bankkonto, indkøb af forbrugsvarer til Aktivitetshuset og i det hele taget ikke har bare lidt midler til rådighed.

• Pkt AT 3.12 Nedlæggelse af afstemningssted i Søby.

Kommentar: Hvorfor lejer kommunen lokaler til det brug? Hvorfor bruger man ikke Aktivitetshuset? Stemmebokse kunne sikkert sagtens opbevares i garagen, så de ikke skal transporteres frem og tilbage.

• Pkt AT 3.33 Begrænsning i buskørsel, nedlæggelse af lukket kørsel for unge efter aktiviteter i Marstal.

Kommentar: Aktiviteter for de unge foregår i Marstal. Nedlægges buskørslen skal forældre til at køre frem og tilbage og det vil ikke være attraktivt for familie med børn og unge, at bosætte sig i Søby.

• Pkt AT 2.4 Afskaffelse af tilskud til møllefondene.

Kommentar: Tilskuddet giver fondene mulighed for grundlæggende at eksistere uden at skulle søge midler fra sponsorer o.lign. til selv de mest basale funktioner i fondenes virke. Møllerne er kulturarv, vartegn i byer og landskab og et aktiv for turismen. Møllen i Vitsø er f.eks. den sidste og eneste af sin slags i Danmark, Søby Mølle står uden vinger og er pt. et afpillet vartegn i byen. Møllefondene drives af frivillige ildsjæle, som gør en kæmpe indsats og lægger stort arbejde og tid i det.

• Pkt AT 2.3 Fjernelse af tilskud til pensionister og studerende til motionsaktiviteter.

Kommentar: Som der også er beskrevet i Tilpasningskataloget, kan det have betydning for folkesundheden, hvis motion må fravælges af økonomiske årsager. Idrætsforeningerne – herunder Kvik Søby, vil miste indtægter og får dermed reducerede muligheder for nye tiltag.

Sebastian laver opslag på Facebook og Dorrit deler på siderne for Lokalrådet og Aktivitetshuset med opfordring til, at den enkelte borger eller interessefællesskab studerer Tilpasningskataloget og sender deres kommentarer til kommunen inden høringsfristens udløb 4. september.

Sebastian laver ligeledes et dokument på One Drive, hvor vi i Lokalrådet kan skrive vores kommentarer og Sebastian og Dorrit redigerer de samlede input torsdag 3. september for indsendelse af vores kommentarer som høringssvar til kommunen.

Næste møde aftalt til torsdag den 1. oktober 2026 kl. 16:00 i Aktivitetshuset forud for Åbent Hus arrangementet om lørdagen, samt de punkter, der ellers måtte være dukket op.

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd

Dato: Tirsdag 19. maj 2026 kl. 19:00 i Aktivitetshuset

Deltagere: Karin Nielsen Regina Bang-Christense, , Gabi Priebe, Sebastian Blawat, Conny Kock, Karsten Jørgensen, Ingrid Germann, Doreen Hofmann, Dorrit Olsen

Afbud: Karin Korup for Søby Erhvervsforening

Dagsorden:

1. Lokalrådets arbejde

2. Aktivitetshuset – rengøring m.v.

3. Fondssøgning

4. Samarbejde med øvrige foreninger i Søby

5. Internet i Aktivitetshuset

6. Beredskabsplaner – nyt fra Ommel, Bregninge eller kommunen??

7. Eventuelt

Ad 1) Sidste år fik vi:

• lavet regler for brug af Aktivitetshuset

•  oprettet MitId Erhverv

•  Lokalrådet fik hjemmeside

• Vedtægterne blev revideret og opdateret

• Gennemført hovedrengøring af Aktivitetshuset

Ad 2) Rundgang i huset for besigtigelse og ideer. Det er grundlæggende et godt hus med masser af muligheder for yderligere aktiviteter og anvendelsesmuligheder, men huset fremstår træt og slidt både ude og inde. Der trænger til en oprydning, udsmidning af gamle effekter og der trænger (specielt i kælder og trappeopgangen) til udbedring af skader (fugt?) på vægge og gulv. Døren udefra til kælderen er meget svær at få lukket igen, hvilket begrænser adgangen til kælderen udefra for evt. nye aktiviteter i kælderen. I stuetagen mangler fliser i både køkken og på toilettet og hele huset kunne trænge til en gang maling, så det fremstår mere indbydende. 

Ide punkter til det kommende år:

• For søgning af donationer til maling etc. skal omfanget afklares og der skal laves en overordnet plan for, hvad vi gerne vil have lavet og anskaffe.

• Aftale besigtigelse af huset med kommunen om diverse reperationer – Karin tager kontakt.

• Rampe til toilettet til evt. kørestolsbrugere.

• Decideret information kan formidles via kommunens faste spalter i Ugeavisen.

• Kaffemaskinerne er – selv efter afkalkning – i ringe stand. Sebastian søger om køb af kaffemaskiner fra kulturpuljen.

• Børnevenlig fællesspisning

• Anlæggelse af petanquebane – spørge om lov hos kommunen. Etablering via fondsmidler.

• Interesse for ”krolf” på plænen?

• Banko, foredrag, hyggedage for børnefamilier

• Søge samarbejde med ældrekoordinator Lissi

• Cykel/knallertværksted i husets garage?? – eller evt. rum i kælderen, hvis kommunen har behov for at lægge beslag på garagen til havemaskiner eller??

Der skal henstilles til malergrupperne, at der skal ryddes væk efter hvert arrangement, - der skal ikke ligge ting og materialer fremme både ovenpå og i kælderen.

Ad 3) Det undersøges hvilke fonde, det kan være relevant at søge midler fra til f.eks. nye møbler (borde og stole), anlæggelse af petanquebane. 

Ad 4) Karin Korup måtte desværre melde afbud i sidste øjeblik som repræsentant for Erhvervsforeningen. De inviteres igen til næste møde – og det ville være fint med en suppleant, hvis der er forfald, så vi kan drage fordel af gensidig information og samarbejde.

Ad 5) Punktet førte til en drøftelse af økonomi generelt. Vi et tvunget til at have en foreningskonto i et pengeinstitut for at kunne modtage det årlige tilskud fra kommunen, betale for annoncering af årsmøde, søge fondsmidler etc. Udgiften til en sådan foreningskonto lægger beslag på næsten halvdelen af det årlige tilskud fra kommunen – og det er rundt regnet samme beløb uanset valg af pengeinstitut.

Da vi ligeledes betragtes som en forening er etablering af internet kun mulig med en erhvervsaftale med deraf følgende lang bindingsperiode (1,5-2 år), højere pris m.m. 

Dermed ville næsten hele det årlige tilskud være brugt på disse to poster og der ville kun være et meget begrænset beløb til rådighed til arrangementer og andre initiativer til gavn for lokalsamfundet, - som pengene egentlig er beregnet til.

Repair Cafe, Sognesøndag, Vandværkets årsmøde, hjælp til borgere omkring digitale løsninger etc. har udtrykt ønske om genetablering af internetforbindelse i Aktivitetshuset – og på Årsmødet blev det lovet, at vi ville finde en løsning.

Sebastian kunne oplyse, at kommunen leverer internet i aktivitetshuset i Marstal, der også er en kommunal bygning, som en del af husets drift i lighed med el, vand osv.

Dorrit skriver til kommunen om etablering af internet i Aktivitetshuset i Søby.

Ad 6) Regina og Dorrit deltog i møde med Bregninge, Marstal og Ommel Lokalråd i Beboerhuset i Ommel, hvor den foreslåede samarbejdsaftale med kommunen blev drøftet – specielt omkring beredskab. Der blev foreslået nogle få ændringer til formuleringerne, som efterfølgende ville blive fremsendt til kommunen. Der er ikke kommet respons på dette fra kommunen.

Bregninge og Ommel er langt fremme med planer for lokalt beredskab – også ud over det, der lægges op til i samarbejdsaftalen med kommunen, - men deres planer kan evt. danne grundlag for inspiration for øens øvrige lokalråd, når det er færdigt. Vi hører dem om, hvor langt man er kommet i processen og i kommunikationen med kommunen.

Ad 7) Der er udtrykt ønske om at det årlige regnskab udarbejdes med en ”balance”. Ingrid laver det sådan fremover.

Næste møde bliver onsdag 17. juni 2026 kl. 19:00 i Aktivitetshuset.

Referat af konstituerende bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd

Dato: Tirsdag 21. april 2026 i umiddelbar forlængelse af Årsmødet

Deltagere: Regina Bang-Christense, Karin Nielsen, Gabi Priebe, Doreen Hofmann, Sebastian Blawat, Conniy Kock, Karsten Jørgensen, Ingrid Germann, Dorrit Olsen

Dagsorden:

1. Konstituering af bestyrelsen

Ad 1) Bestyrelsen valgte at konstituere sig således:

Formand: Karin Nielsen

Nærstformand: Sebastian Blawat

Kasserer: Ingrid Germann

Sekretær: Dorrit Olsen

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd onsdag 11. marts 2026 kl. 19:00 i Aktivitetshuset
Deltagere: Regina, Ingrid, Kalle, Karin, Dorrit
Afbud: Doreen, Randi
Uden afbud: Gerd

Dagsorden:
1.    De opdaterede/reviderede vedtægter

2.    Planlægning af årsmøde

3.    Samarbejdsaftale med Ærø Kommune

4.    Ansøgning om årligt tilskud

5.    Ønske om reetablering af internetforbindelse

6.    Beredskab

Ad 1)
Dorrit har lavet udkast og efterfølgende tilrettet efter input fra Christen og Ingolf. De nye vedtægter sættes på dagsorden til vedtagelse på årsmødet. 
Vedtægterne fremstår nu tidsvarende. Forud for årsmødet lægges de på Lokalrådets hjemmeside samt facebooksiden. Det annonceres i ugeavisen, at afstemning om de nye vedtægter er et punkt på dagsordenen.

Ad 2)
Årsmødet afholdes tirsdag den 21. april 2026 kl. 19:00 i Aktivitetshuset. Dorrit arrangerer annonce i ugeavisen samt på hjemmeside og facebookside. Der ønskes nye aktive og engagerede kandidater til bestyrelsen. Det forlyder,  at Randi ønsker at udtræde – hvorved der er plads til i alt 4 nye medlemmer af bestyrelsen – eller flere, hvis flere af de nuværende bestyrelsesmedlemmer heller ikke ønsker at fortsætte. Bestyrelsen hører gerne fra evt. interesserede kandidater til bestyrelsen.

Ad 3)
Det fremsendte udkast til samarbejdsaftale mellem øens lokalråd og Ærø Kommune blev kort gennemgået. Der har været kontakt til øens andre lokalråd og der afholdes møde mellem disse i Ommel Beboerhus tirsdag den 17. marts kl. 19. Regina og Dorrit deltager fra Søby.

Ad 4)
Der ansøges om det årlige tilskud på kr. 10.000 fra Ærø Kommune. Kommunen vil gerne vide, hvad vi har brugt sidste års tilskud til – regnskab tilsendes kommunen sammen med referat fra årsmødet. For det kommende år er der ønske om at bruge penge på maling indendørs, træbeskyttelse til garageporten, internetforbindelse og evt. akustikplader til afhjælpning af den meget dårlige akustik i stueetagen. Til afhjælpning af akustikproblemet vil vi bede kommunen om rådgivning fra kvalificeret person/instans.

Ad 5)
Ingolf har på vegne af brugere af Aktivitetshuset anmodet om at der re-etableres en internetforbindelse i huset – f.eks. til brug for Repair Cafe.

Dorrit undersøger internetpriser og vender med Ingolf. De tilgængelige fiberforbindelser vil sluge cirka halvdelen af det årlige tilskud fra kommunen, hvilket synes at være ude af proportioner med behovet. Måske kan der findes en sponsor eller tilvejebringes midler til en internetforbindelse på anden vis??

Ad 6)
Beredskab er omtalt som et punkt i samarbejdsaftalen med Ærø Kommune – se pkt 3.

Opfølgning: Det var særdeles frugtbart og informativt at mødes med de øvrige lokalråd i Ommel den 17. marts. Ommel og Bregninge er pionerer på lokale beredskabsplaner og når deres planer er finpudset, vil de kunne danne model for de øvrige lokalråd. I Søby skal vi helt afgjort have et samarbejde med erhvervsforeningen om det lokale beredskab. Karin Korup tager vores henvendelse op som et punkt på deres Generalforsamling den 26. marts og så kan der efterfølgende arrangeres møde mellem erhvervsforeningen og lokalrådet for drøftelse af det videre arbejde. Det er lidt ”løst” pt, - men forventes at blive mere håndgribeligt, når vi får det, som Ommel og Bregninge kommer frem til.

Referat af bestyrelsesmøde i Søby Lokalråd torsdag den 20. november 2025 kl. 18:30 i Aktivitetshuset
Deltagere: Regina, Ingrid, Randi, Doreen, Kalle, Gerd, Dorrit
Gæstedeltager: Christen
Afbud: Karin

Dagsorden:
1.    Søby Lokalråds hjemmeside – Christen er gæstedeltager til dette punkt
Emner til dette punkt:
a.    Overtagelse af domænenavn og webhotel
b.    Design og indhold på hjemmesiden 
c.    Mailadresse
d.    Korrespondance
e.    Databeskyttelsesregler
f.    Misvisende facebookside: Søby lokalråd

2.    Mit Id til foreninger – Dorrit har undersøgt

3.    Møde på rådhuset 10. december

4.    Regina vil gerne fratræde formandsposten, men fortsætter gerne som mening medlem

5.    Gardiner

6.    Udkast til nye vedtægter. Udkast er vedhæftet, men jeg er helt med på, at I ikke kan nå at læse det til i aften. Jeg vil blot gerne lige orientere om det, som jeg fortsat er i tvivl om og så kan vi gå i dybden med udkastet på næste møde og i god tid inden årsmødet.

Ad 1)
Christen gav en rigtig god orientering omkring hjemmesiden og diverse spørgsmål blev drøftet:

Lokalrådet vil gerne beholde hjemmesiden, så folk ikke er tvunget til at være på Facebook for at følge Lokalrådet.
Facebookgruppen ”Søby Lokalråd” – oprindelsen kendes ikke, men den anvendes i stor stil som reklamesøjle, hvorved meddelelser fra Lokalrådet drukner. Vi kontakter administratorerne og laver opslag, så siden kun anvendes til opslag med relation til Lokalrådet.
Overskrifter på hjemmesiden vil være hensigtsmæssige at have på både dansk og engelsk. – Dorrit kigger på oversættelse.
Lokalrådet ønsker ikke en mail tilknyttet, idet vi er for lille en organisation til at skulle kende, varetage og håndhæve regler omkring GDPR.
Pris for domænenavn etc. Har været betalt af Christen og skal refunderes til Christen, så ejerskabet overgår til Lokalrådet. Priserne for hjemmesiden udgør 17,60 kr/måned på webhotellet, domænenavnet er købt for ca. 60 kr/år via webhotellet. Domænenavnet er nu steget til 90 kr/år.
Tilretning af titler, overskrifter m.v. – Dorrit kigger på.
Angående rettigheder til login og opdatering af hjemmesiden, så opretter Christen login til Dorrit, så der fremadrettet er to, der kan opdatere – og vi ikke behøver ulejlige Christen hver gang.

Ad 2)
Den praktiske opsætning af MitId Erhverv blev gennemgået og tildeling af roller besluttet.

Opfølgning: MitId Erhverv er oprettet med Regina og Dorrit som ”Organisationsansvarlige” og Ingrid og Karin som brugere.

Ad 3)
En gang om året inviteres til møde på rådhuset for repræsentanter for alle lokalrådene på øen. Lokalrådene præsenterer deres arbejde, ønsker osv. Sebastian vil gerne hjælpe med at ansøge om penge til lokale tiltag.
Der er ønske om en legeplads, der kan benyttes hele året. Et samlingssted for unge i en eller anden form. Petanque bane.
Deltager: Regina, Doreen og Karin

Ad 4)
Regina ønsker at gå af som formand til årsmødet. Hun fortsætter gerne i bestyrelsen, men at være formand er ikke hensigtsmæssigt ifm. hendes nye job.

Ad 5)
Regina sørger for gardiner til badeværelset. Dorrit køber stof og syr til resten.

Opfølgning: Efter at venlige mennesker har hængt de gamle gardiner korrekt op, så længderne passer til de respektive vinduer, er der ikke rigtig behov for nye gardiner mere.

Ad 6)
Dorrit kigger på de andre lokalråd på øens vedtægter for sammenligning.
 

Aktuelt

Meddelelser

Årsmøde. Referat